Onko asiakaskeskustelujen tallentaminen myymälässä laillista? (GDPR)

Kyllä. Euroopan unionissa myymälä saa tallentaa keskusteluja palvelualueellaan palvelun laadun seuraamiseksi, kunhan GDPR:n vaatimukset täyttyvät: kävijöille kerrotaan asiasta selkeästi kylteillä, henkilöstölle ilmoitetaan kirjallisesti, käsittelyllä on määritelty tarkoitus ja oikeusperuste (oikeutettu etu, GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) ja kerättävän datan määrä pidetään mahdollisimman vähäisenä. VILFF on rakennettu juuri näiden vaatimusten ympärille - ääni poistetaan heti litteroinnin jälkeen ja litteraatit anonymisoidaan.

Mitä laki todella edellyttää

GDPR ja tietosuojaviranomaisten ohjeistukset eivät kiellä tallentamista, vaan sääntelevät sitä. Käytännössä myymälän on:

• Tiedotettava kävijöille - sisäänkäynnillä tai kassalla on näkyvä kyltti: että keskusteluja tallennetaan ja miksi;
• Ilmoitettava henkilöstölle kirjallisesti - mitä tallennetaan, mihin tarkoitukseen ja mitkä ovat heidän oikeutensa;
• Määriteltävä tarkoitus - esimerkiksi palvelun laadun seuranta ja parantaminen - eikä dataa saa käyttää mihinkään muuhun;
• Valittava oikeusperuste - palveluanalytiikassa se on yleensä yrityksen oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) dokumentoidun tasapainotestin kera;
• Minimoitava data - säilytetään vain välttämätön ja vain rajoitetun ajan.

Miten VILFF täyttää nämä vaatimukset jo suunnittelultaan

• Alkuperäinen ääni poistetaan välittömästi, kun se on muunnettu tekstiksi - ääniä ei koskaan kerry talteen;
• Nimet ja muut suoraan tunnistavat tiedot poistetaan tekstistä automaattisesti ennen analyysia;
• Kaikki käsittely tapahtuu EU:n sisällä sijaitsevilla palvelimilla tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) nojalla;
• Saatte valmiin GDPR-asiakirjapaketin: kyltit, henkilöstön tiedotepohjat ja tietosuojaselosteen - aloittamiseen ei tarvita juristia.

Mitä myymälän on itse tehtävä

Asettakaa toimittamamme kyltit esille, antakaa henkilöstölle kirjallinen tiedote ja pitäkää tietosuojaseloste saatavilla pyynnöstä. Siinä koko tarkistuslista - VILFF toimittaa pohjat kaikkiin kolmeen.

Vaihtelevatko vaatimukset maittain

Keskeiset vaatimukset ovat samat koko Euroopan unionissa: GDPR:ää sovelletaan suoraan. Yksityiskohdat vaihtelevat - joissakin maissa on esimerkiksi lisäsäännöksiä työpaikan valvonnasta tai velvollisuus neuvotella henkilöstön edustajien kanssa. Asiakirjamme on laadittu GDPR:n mukaisesti, ja niitä täydennetään tarvittaessa oman maanne vaatimusten mukaisiksi.

Tämä sivu on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa. Yksittäisissä tilanteissa tutustukaa oman maanne tietosuojaviranomaisen ohjeisiin (luettelo on osoitteessa edpb.europa.eu) tai kääntykää tietosuoja-asiantuntijan puoleen.