Ar teisėta įrašinėti pokalbius su klientais parduotuvėje? (GDPR)

Taip. Europos Sąjungoje parduotuvė gali įrašinėti pokalbius aptarnavimo zonoje aptarnavimo kokybės tikslais, jei laikomasi GDPR reikalavimų: lankytojai aiškiai informuojami matomais ženklais, darbuotojai įspėjami raštu, yra apibrėžtas tikslas ir teisinis pagrindas (teisėtas interesas, GDPR 6 str. 1 d. f p.), o renkamų duomenų apimtis yra minimali. VILFF sukurtas būtent pagal šiuos reikalavimus - garso įrašas ištrinamas iškart po transkribavimo, o tekstai anonimizuojami.

Ko iš tikrųjų reikalauja teisės aktai

GDPR ir duomenų apsaugos priežiūros institucijų gairės įrašymo nedraudžia - jos jį reglamentuoja. Praktiškai parduotuvė turi:

• Informuoti lankytojus - matomas ženklas prie įėjimo ar kasos: kad pokalbiai įrašomi ir kodėl;
• Raštu įspėti darbuotojus - kas įrašoma, kokiu tikslu ir kokios yra jų teisės;
• Apibrėžti tikslą - pavyzdžiui, aptarnavimo kokybės stebėseną ir gerinimą - ir nenaudoti duomenų jokiam kitam tikslui;
• Pasirinkti teisinį pagrindą - aptarnavimo analitikai tai paprastai yra teisėtas įmonės interesas (6 str. 1 d. f p.) su dokumentuotu interesų pusiausvyros vertinimu;
• Minimizuoti duomenis - saugoti tik tai, kas būtina, ir tik ribotą laiką.

Kaip VILFF šiuos reikalavimus atitinka pagal savo sandarą

• Originalus garso įrašas ištrinamas iš karto, kai tik paverčiamas tekstu - balsai niekada nekaupiami;
• Vardai ir kiti tiesiogiai identifikuojantys duomenys automatiškai pašalinami iš teksto prieš analizę;
• Visas duomenų tvarkymas vyksta ES esančiuose serveriuose pagal duomenų tvarkymo sutartį (DPA);
• Gaunate parengtą GDPR dokumentų paketą: ženklus, darbuotojų informavimo šablonus ir privatumo politiką - pradžiai teisininko nereikia.

Ką turi padaryti pati parduotuvė

Iškabinti mūsų pateiktus ženklus, įteikti darbuotojams rašytinį pranešimą ir užtikrinti, kad privatumo politika būtų prieinama paprašius. Tai visas sąrašas - visų trijų dokumentų šablonus pateikia VILFF.

Ar reikalavimai skiriasi įvairiose šalyse

Pagrindiniai reikalavimai visoje Europos Sąjungoje yra vienodi: GDPR taikomas tiesiogiai. Skiriasi detalės - pavyzdžiui, kai kuriose šalyse galioja papildomos stebėsenos darbo vietoje taisyklės arba privaloma konsultuotis su darbuotojų atstovais. Mūsų dokumentai parengti pagal GDPR ir prireikus papildomi pagal jūsų šalies reikalavimus.

Šis puslapis yra bendro pobūdžio informacija, o ne teisinė konsultacija. Konkrečiais atvejais žr. savo šalies duomenų apsaugos priežiūros institucijos gaires (sąrašas pateiktas edpb.europa.eu) arba kreipkitės į duomenų apsaugos specialistą.